Copilot Coworkで毎月の定例会議招待を自動化してみました

はじめに

1.  課題：毎月の会議招待が手作業だった

弊社では、毎月定例会議を行っています。会議内で次回の日程が決まり次第、都度担当者がTeams会議の招待を手動で送っていました。

主に次の２点が課題でした。

• 招待の送付を忘れることがある
• 担当者が会議に参加できなかった場合、確定した次回日程を会議の文字起こし（トランスクリプト）で確認する必要がある

2.  完成イメージ：Teamsに届く「次回会議の候補」カード

自動化の完成イメージをご紹介します。
①会議終了後、Coworkが会議のトランスクリプトから次回の会議日程を拾います。

②あらかじめ指定されたTeamsの送信先へ「次回レポート会議の候補」カードを送ります。
カードには、以下の内容が記載されます。

• 元の会議日時
• 次回会議の日時
• 主催者
• 会議名
• 参加者
• 予定の重複
• 根拠となった発言
  

③このカードに対し、ユーザーはチャットで「作成」と返信します。内容の編集や参加者の追加なども同じチャット内で完結します。

④Coworkがカードの内容に沿って会議を作成し、実際に招待を送ります。Teams チャットには招待完了のメッセージが返り、Outlookにも招待メールが届きました。

そもそも、Copilot Coworkとは？

Copilot Cowork とは、Microsoft 365 上で「調べる・作る・連絡する」といった複数の作業を、代わりに実行してくれる AI アシスタントです。単に回答するだけでなく、メール送信や会議設定、資料作成などの実際の作業まで進められます。重要な操作は事前に承認を求めるため、人が最終確認しながら安全に業務を任せられます。

一言でいうと、「質問に答えるAI」から「仕事を実行するAI」へ進化したCopilot です。

3.  Copilotで構想をmdファイルに整理

ここからは、今回実践した自動化作業の流れをご紹介します。

いきなりCoworkに頼むのではなく、まずCopilotのチャットで構想を相談します。

3-1.  自動化のイメージを言語化する

3-2.  Copilotからの提案

イメージしている理想をCopilotチャットに自然言語で投げ、実際に実現可能か・どのように自動化していくかを確認します。

PowerAutomateとの連携もおすすめされましたが、正直「もっと簡単に実装したい！Coworkだけで出来るところまでやってみよう」と思っていたため、ひとまずCoworkのみで進めてみることにしました。

3-3.  構想をmdファイルにまとめてもらう

3~4回、Copilotチャットとやり取りした後に、「今イメージしていることをmdファイルにまとめて」と依頼しました。mdファイルは、見出しや箇条書きを書ける軽量な文書形式です。

できたmdファイルには、背景、目的、理想のフロー、構成案、段階的な進め方、確認事項などが入っていました。

4.  Coworkに壁打ちして自動化

構想mdをCoworkに添付し、「こんなことを実装したいです！」と依頼しました。

Coworkは確認の質問を返してきました。

• 自動チェックの対象にする会議は？
  → 件名に「レポート報告」を含むTeams会議、かつ2名の主催分どちらも
• 会議終了後のチェックはいつ実行する？
  → 平日の毎時

このように質問に対して返答し、挙動イメージの確認や内容のすり合わせを行います。

5.  自動化へ向けての仕様調整

ここからは、実際に運用していくにあたり細かい仕様の調整や、具体的に要望を追加していきます。
Coworkだけでは実現できないこともあるため、ユーザーが手動で行う範囲などの調整を行います。

今回は実際に調整した内容をいくつかご紹介します。

5-1.  対象の会議とカード送信

• 自動招待の対象は、「レポート報告」という名称がついている会議のみです。そのほかの会議は対象外です。
• 「会議日程が決まらなかった」「次回日程の話が出ていない」「すでに会議招待が作成されている」場合はカードを送信しません。

5-2.  実行間隔とカードの改良

次の改良を依頼しました。

• 実行間隔を毎時から30分ごとに変更する
• カードに「作成する」ボタンを付ける
• Teamsのチャット返信で作成・編集できるようにする

※「作成する」ボタンを使って会議を作成するには、PowerAutomateとの連携が必要になります。そのため今回は、「作成する」ボタンを押すと、返信欄に「作成」と自動で入力され、ユーザーは手動で送信ボタンを押す仕様にしました。
※参加者の削除や追加、開始時間の変更に関しては、ユーザーがチャット上で「山田さんを削除して」「XX@sample.comを追加して」「開始を15:30にして」と送信することで編集出来るようにしました。

5-3.  返信を受け取る仕組みを確認

今回は、Coworkのみで自動化しているため、カード上のボタンを押すだけでは会議作成はできませんでした。そのため、チャット返信をきっかけに動く別のトリガーも用意する構成になりました。（Coworkが自動で作成してくれます）

「オートメーション」の一覧では、次の2件が有効になりました。

• 次回レポート会議の自動作成提案（30分毎）：スケジュール型
• 次回レポート会議：チャットでの承認・編集：Teamsのメッセージ受信で動くタイプ

5-4.  調整を行う際の注意点

調整の際の注意点としては、仕様を変更するたびに「トリガーが一時停止する」点です。
そのため、変更後はトリガーをアクティブ化するのを忘れずに！Coworkもアクティブ化するよう案内してくれます。

5-5.  他ユーザーへの展開方法

これらのトリガーを他ユーザーでも実施したい場合は、他ユーザーのCoworkでもトリガーを作成する必要があります。
今回は、他１人のユーザーに対して同じ自動化の設定を行いたかったので、Coworkに「全く同じトリガー設定を○○さんにも引き継ぎたい！２人で使いたい！」と投げかけました。

すると、Coworkが設定手順をmdファイルにまとめてくれました！
ユーザーはこの手順書どおり、依頼文をコピーしてCoworkに投げるだけです。

6.  実際の運用イメージ

＜会議終了から２０分後：カード配布＞

トランスクリプト完成後なので会議終了後～カード配布までは少し時間がかかります。

＜会議内容の確認・編集＞

会議招待をする主催者は、自分の名前が書いてある方の「作成する（○○さん）」ボタンを押します。
返信欄に自動で「作成」と入るので送信。

＜作成完了＞

会議作成完了のチャットが届きます。（※ここで会議オプションのURLを同時に送信するよう調整中です）
【調整後】会議オプションの設定が自動化できなかったため、「会議オプションを開く」というボタンを設置してみました！【手動でレコーディングのみ設定】

＜会議招待メール＞

本文は前回会議より引き継がれています。「Sent by Copilot Cowork」と表示されていることが分かります。

＜会議登録済み＞

Outlookからも会議が確認できました。会議オプションは手動で設定します。

7.  運用時の注意点と制約

7-1.  検証で分かった制約

• 会議オプション：Coworkは会議オプションを設定することができませんでした。Coworkに権限がないため、自動レコーディングなどの設定に関しては、後からユーザーが手動で設定する必要があります。
• PowerAutomateとの連携：今回はPowerAutomateでの構築は行わなかったため、カード1枚で完結することはできません。そのため、作成ボタンを押したあとは最終的にユーザーが送信する仕組みになっています。カード上で完結させたい場合はPowerAutomateとの連携が必要ですが、構築・メンテナンスの手間を考えると、Coworkだけでも十分だと感じました。

7-2.  運用前の確認

• 権限とライセンス：Coworkの利用可否や、予定表・Teamsへのアクセス範囲は環境で異なる可能性があるため、事前に確認が必要です。
• 個人情報への配慮：会議の文字起こしには、氏名や社内情報が含まれます。社内の取り扱いルールに則って進める必要があります。

8.  まとめ

この記事では、Coworkで毎月の定例会議招待を自動化した体験をご紹介しました。要点は以下のとおりです。

• Copilotチャットで構想をmdに整理し、Coworkに渡して定期タスクにしました。
• 弊社の環境では、Teamsのカードへ「作成」と返信すると、招待まで完了しました。
• 会議オプションの自動設定は、権限不足により実現できませんでした。ユーザーが手動で設定する必要があります。

今回は、送付忘れと確認の手間を減らす仕組みを、Coworkと一緒に試しました。定例業務の自動化は、小さく始めて少しずつ育てるのが近道です。

参考

• • • Microsoft 365 Copilot の概要 – Microsoft Learn
    • Microsoft 365 Copilot ライセンスの割り当て – Microsoft Learn
    • Power Automate のドキュメント – Microsoft Learn